Perfeccionamiento del contrato: el paso que formaliza la buena pro

¿Cuándo nace la obligación de contratar?

De acuerdo con el artículo 86 del Reglamento, una vez que la buena pro ha quedado consentida o administrativamente firme, tanto la entidad contratante como el postor ganador están obligados a contratar. Es decir, el procedimiento ya no se encuentra en una fase de simple competencia: se inicia el tramo final para formalizar el vínculo contractual.

La entidad contratante solo puede negarse a contratar en supuestos específicos: recorte presupuestal debidamente acreditado, disposición de norma expresa o desaparición de la necesidad también acreditada. Fuera de esos casos, la negativa a perfeccionar el contrato genera responsabilidad funcional en la autoridad de la gestión administrativa y en el servidor facultado para suscribirlo.

El perfeccionamiento del contrato es el puente entre la buena pro consentida y el inicio de una relación contractual formal con el Estado.

¿Cómo se perfecciona el contrato?

El artículo 87 del Reglamento establece que el contrato se perfecciona, como regla general, con la suscripción del documento que lo contiene. Sin embargo, también puede perfeccionarse con la recepción de una orden de compra o de servicio en determinados procedimientos, siempre que así esté previsto en las bases y que la ejecución contractual no supere el año fiscal.

Esta posibilidad aplica, por ejemplo, en contratos derivados de licitaciones públicas abreviadas para bienes, concursos públicos abreviados o comparación de precios. También puede aplicarse en subasta inversa electrónica y en procedimientos por relación de ítems, siempre que el monto no supere el establecido para la licitación pública abreviada para bienes o concurso público abreviado y que la ejecución no exceda el año fiscal.

Cuando el contrato se perfecciona mediante orden de compra o de servicio, esta debe contener obligatoriamente la cláusula correspondiente al convenio arbitral conforme al numeral 83.2 del artículo 83 de la Ley. Además, la entidad puede suscribir el contrato mediante firma digital si el postor cuenta con certificado digital emitido por una entidad de certificación.

Requisitos que debe presentar el postor ganador

El artículo 88 del Reglamento señala que, para perfeccionar el contrato, el postor ganador debe presentar lo previsto en las bases y determinados documentos adicionales. Esta verificación es importante porque la buena pro no basta por sí sola: el postor debe completar la documentación necesaria para que el contrato pueda formalizarse.

• Garantías, salvo casos de excepción.
• Contrato de consorcio, cuando corresponda.
• Código de cuenta interbancaria o datos bancarios para proveedores no domiciliados.
• Documento que acredite facultades para perfeccionar el contrato, cuando corresponda.
• Institución arbitral o centro de administración de la JPRD, cuando corresponda.
• En obras o consultoría de obras, documentos vinculados a la capacidad técnica y profesional, de corresponder.

En el caso de consorcios, el artículo 89 exige que el contrato de consorcio se formalice mediante documento privado con firmas legalizadas de cada integrante ante notario público. Este documento debe señalar al representante común y mantener el contenido referido a integrantes, obligaciones y porcentaje de participación consignados en la promesa de consorcio.

Plazos para perfeccionar el contrato

El artículo 90 regula los plazos y el procedimiento. Como regla, el postor ganador presenta los requisitos dentro de ocho días hábiles desde el día siguiente al registro del consentimiento de la buena pro en la Pladicop o desde que la buena pro haya quedado administrativamente firme. Si no se requiere garantía de fiel cumplimiento, el plazo se reduce a cinco días hábiles.

La DEC es responsable de revisar los requisitos para el perfeccionamiento del contrato. Para ello puede solicitar apoyo del área usuaria u otra dependencia, las cuales deben brindar la información solicitada. Esta función se conecta con el artículo 14 del Reglamento, que atribuye a la DEC la verificación de la documentación necesaria para el perfeccionamiento contractual.

¿Qué ocurre si el contrato no se perfecciona?

Si la entidad contratante no cumple con perfeccionar el contrato dentro de los plazos del artículo 90, el postor ganador puede requerir su cumplimiento y otorgarle un plazo de cinco días hábiles. Si vence ese plazo sin que la entidad formalice el contrato, el postor deja de estar obligado a suscribirlo o a recibir la orden de compra o de servicio.

En cambio, si el contrato no se perfecciona por causa imputable al postor, este pierde automáticamente la buena pro. En ese caso, la DEC requiere al postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación para que presente los requisitos de perfeccionamiento dentro del plazo previsto en el numeral 90.1 del artículo 90. Si tampoco se concreta la suscripción, puede requerirse sucesivamente a los siguientes postores; en subasta inversa electrónica, se llama hasta el tercer lugar.

Conforme al artículo 92, la fase de selección culmina cuando se perfecciona el contrato, se cancela el procedimiento de selección o no se perfecciona el contrato por los supuestos previstos en el numeral 86.2 del artículo 86 y en el numeral 91.2 del artículo 91.

En la práctica, el perfeccionamiento del contrato exige controlar plazos, requisitos y responsabilidades desde el mismo momento en que la buena pro queda consentida o firme.